Assistant de Gestion / Office manager (F/H)

Cette offre de poste intervient dans le cadre d’un remplacement de poste.

Au quotidien, tu travailleras avec :

• Laurence Caillau, la DAF (https://bit.ly/linkedin-laurenceC)
• Laurence Bund, la co-fondatrice (bit.ly/linkedin-laurence)
• Vu la taille de l’équipe et la diversité du poste, tu seras souvent amené(e) à interagir avec le reste des collaborateurs.

1) Gestion administrative / ADV : 

• Facturation (Outil : Furious Squad) : Edition et suivi facturation
• Relances clients 
• Justification des achats (Outil : Pennylane) 
• Affectation des achats sur les projets 
• Assistanat dans les relations avec la banque, et le cabinet comptable 
• Traitement des courriers et emails administratifs 
• Suivi des dossiers administratifs (assurances, contrats fournisseurs, etc) 
• Organisation des déplacements des membres de l’équipe, si besoin 
• Administration d'espaces de travail (Google, Slack, Furious Squad, etc) 
• Qualiopi : En binôme avec Laurence Caillau, être garant(e) du process Qualiopi au quotidien, ainsi que durant les audits, e (Outil : Digiforma)

2) RH (18 collaborateurs, dont 9 salariés) :

• Suivi des variables de paie (Outils : Furious squad / My-Silae) à transmettre à notre cabinet comptable 
• Gestion de la mutuelle (Outil : Alan), et de la médecine du travail (Outil : ACMS) 
• On/off boarding collaborateurs 
• Suivi des notes de frais 
• Planification mensuelle des séances de coaching mental des collaborateurs 
• Recrutement : Rédaction d’offres, et tri des candidatures 
• Petit plus : Etre force de proposition pour créer de la cohésion dans l’équipe

3) Office management & Location de l'espace :

• On/off boarding clients (Outil : Brevo) 
• Gestion des plateformes de demandes de location 
• Location du lieu : gestion de la relation avec le client, ainsi que les demandes de devis 
• Accueil visiteurs, clients, et fournisseurs 
• Gestion du stock de consommables
• Gestion des contrats liés au bureau 
• Gestion de la relation avec les traiteurs

4) KICKSTART ton projet : 1 à 2 fois par an, pour aider à l’organisation de l’événement https://kickstarttonprojet.com/

• Gestion logistique de l'événement auprès des candidats, traiteurs, et intervenants 
• Subvention FSE : Collecte administrative de l'ensemble des justifi catifs et gestion de la relation avec nos partenaires

5) Assistanat de projets :

• Support ponctuel pour l'animation d'ateliers

• Tu justifie d'une expérience d'au moins 3 ans dans la gestion administrative et financière. Petit plus : d'une expérience ou appétence pour la gestion de projet
• Tu es rigoureux.se 
• Tu es organisé(e)
• Tu sais définir tes priorités et remonter les informations importantes
• Tu es sociable et aimes travailler en équipe
• Tu t’exprimes bien à l’écrit comme à l’oral
• Tu es sensible à l’impact social, sociétal et environnemental

Profil du poste

• Contrat : CDI, à temps plein (35h). 
• Localisation : 10 rue des entrepôts, à Saint-Ouen-Sur-Seine
• Mutuelle (Alan) remboursée à 50%
• Forfait mobilités durables ou Remboursement Navigo à hauteur de 50%
• 1 séance de coaching mental mensuelle 
• Télétravail : Non autorisé sauf exception 
• Environnement de travail : MacBook + Deuxième écran + Clavier + Pad + Bureau ergonomique 
• Rémunération : 33k€ - 36k€
• Début de poste souhaité : Dès que possible 

Si vous cherchez un job enrichissant dans une entreprise où chaque contribution compte, envoyez nous votre candidature !

Nous accueillons tous les talents et analysons chaque candidature avec la même attention sans distinction de genre, d'orientation sexuelle, d'âge, de culture, ou de handicap.