Assistant d'équipe (H/F)

Nous recherchons sur notre Bureau Parisien (16ème arrondissement) :

Un(e) Assistant(e) d’équipe

Au sein du bureau parisien Sémaphores constitué de 150 consultants, vous aurez en charge et participerez, au sein d’une équipe constituée de 3 personnes :

Gestion administrative

• Accueil sur certaines plages horaires
• Traitement des appels téléphoniques et filtrage (en rotation avec les autres membres de l’équipe)
• Rédaction et/ou frappe de courriers, notes d’information ou de service, en fonction des directives données
• Création et gestion de support de communication 

Référent des services généraux

• Gestion de l'environnement de travail : matériels, fournitures de bureau.
• Interface principale avec les prestataires pour la gestion des réparations, incidents (pannes, fuites).
• Gestion en lien avec le Service Immobilier des problèmes liés aux locaux (parties locatives et parties communes) 

Référent CRM auprès des métiers de l’expertise comptable et de l’audit

• Suivi du processus d’intégration des données renseignées dans le CRM.
• Veiller au fonctionnement optimal du CRM pour en extraire des informations pertinentes
• Contrôle qualité des données.

Appui au responsable qualité (certification ISO 9001)

• Soutien au responsable qualité dans le cadre de la mise en œuvre des actions nécessaires à l’amélioration des processus
• Participation aux audits internes et préparation de la revue qualité annuelle
• Formation aux nouveaux entrants

Appui aux consultants

• Relecture, remise en forme des lettres de missions et livrables – validation et mise en conformité des documents avec les exigences de présentation et normes du cabinet - livraison des livrables dans les délais
• Gestion des déplacements 

Suivi administratif des missions

• Gestion des dossiers clients dans notre logiciel interne
• Appui à la facturation client en lien avec 2 autres collaborateurs 
• Suivi des temps et de la production des collaborateurs (logiciel de gestion interne spécifique)
• Suivi des factures de co et de sous-traitance

De formation BTS Assistant Manager ou Secrétariat de direction, avec une expérience de 5 années minimum sur un poste de secrétaire de direction, idéalement acquise en cabinet de conseil. 

• Excellente orthographe, Qualité d’expression orale, Qualité rédactionnelle et relationnelle 
• Sens de l’organisation et rigueur
• Autonomie, prise de décision en respect des règles internes et en accord avec le DR
• La personne doit démontrer une excellente aisance avec Word, Excel et Powerpoint ainsi qu’avec les moteurs de recherche internet et la messagerie Outlook
• Curiosité !

Le poste requiert une personne dynamique, organisée, disponible, diplomate, dotée d’une grande adaptabilité et d’un sens aigu de la confidentialité.  Une formation sur les logiciels internes vous sera dispensée à votre arrivée. 

Profil du poste

• Type de contrat : CDI – 39h
• Rémunération : Selon profil
• Disponibilité : Dès que possible
• Localisation : Paris 16ème 

Nous accueillons tous les talents et analysons chaque candidature avec la même attention sans distinction de genre, d'orientation sexuelle, d'âge, de culture, ou de handicap.

Depuis 2022, le Groupe Alpha œuvre pour permettre à chaque salarié d'avoir un impact positif sur la société dans son travail. Notre politique RSE s'articule sur les axes Environnemental, Social et Sociétal. Le Groupe s'est engagé avec Vendredi, plateforme qui aide les salaries à s'engager auprès des associations dans le cadre de missions de bénévolat.